Política de Reembolso de Despesas: O que é? E qual sua importância?
Quando falamos sobre Política de Reembolso, precisamos entender que existem algumas vertentes relacionada a este assunto. Encontramos a Política de Reembolso voltada ao consumidor e a Política de Reembolso voltada a meios corporativos. Mas nesse caso iremos abordar o lado empresarial com relação a seus colaboradores.
O que é e quais são os tipos de Reembolso de Despesas Corporativas?
A Política de Reembolso de despesas voltada ao meio corporativo possui categorias, ou seja, variados tipos de reembolso para cada situação. Sabemos que cada empresa possuí sua política, ou seja, é particular de cada uma.
Mas, basicamente, reembolso de despesas é orquestrado por uma política de ressarcimento aos seus colaboradores de acordo com suas regras, em um determinado tempo para diversas situações. Nem sempre são despesas de viagens que é o que normalmente pensamos.
Segue abaixo alguns modelos de Reembolso de Despesas em uma empresa:
- Reembolso de Viagens Nacionais e Internacionais – Seguindo as diretrizes e o orçamento que a empresa oferece de acordo com o perfil e o destino.
- Reembolso por Km rodado – Viagem com o carro particular, alugado ou da empresa, onde é fornecido o reembolso de combustível, pedágio e estacionamentos;
- Reembolso alimentício – Em caso de reuniões ou até mesmo em viagens, existe um orçamento limite que a empresa reembolsa seus funcionários.
- Reembolso Home Office –A empresa disponibiliza reembolso em materiais para melhorar seu ambiente de trabalho dentro de casa e/ou despesas adicionais, caso necessário.
- Reembolso por Curso – Muitas empresas investem no crescimento intelectual de seus funcionários, reembolsando cursos de idiomas MBA e pós-graduações, etc.
- Reembolso de Saúde – Neste tópico entra convênios médicos, odontológicos, consultas e exames.
- Reembolso diversos – É usual que um colaborador tenha a necessidade de comprar materiais, ou produtos para diversos fins da empresa (projetos, eventos) e depois ele receba o ressarcimento do que foi gasto.
Como perceber que uma política de reembolso está bem estruturada dentro de uma empresa?
- Deixar claro e transparente para seus colaboradores:
Esclarecer os limites de gastos, por exemplo, em uma viagem em nome da empresa. É importante evidenciar o limite dos gastos para que o colaborador não exceda o Capital proposto pela empresa, sempre mostrar quais gastos serão reembolsados e quais não serão. Assim, uma Política de reembolso bem alinhada entre empresa e colaborador se torna bem organizada e bem definida.
- Ser fiel ao que consta nas políticas de sua empresa:
É fundamental entender as normas da política de reembolso da sua empresa como um todo para aplicar de maneira correta todas as diretrizes base. O colaborador não deve arcar com gastos e despesas de tarefas que é de interesse exclusivo da empresa. Seguir o que a norma determina é o caminho ideal para evitar futuros problemas na relação empresa e colaborador.
As regras e valores devem ser bem alinhados com seus colaboradores e novos colaboradores, deixá-los ciente de todo processo é de extrema importância para deixar tudo bem claro. Isso melhora o ambiente de trabalho, saber que o reembolso será feito de maneira regular e segura em um determinado período, gera mais confiança de seus colaboradores com a empresa.
- Evite demorar muito no momento de reembolsar seu colaborador:
Entendendo o lado do colaborador, é claro que quanto antes o reembolso acontecer, mais feliz e motivado ao trabalho ele estará. Portanto, seja o mais prático e rápido no momento de ressarcir seu colaborador. Pode parecer algo simples, mas pode melhorar muito o desempenho de seus funcionários.
- Cuide dos documentos e recibos. Armazene os dados:
Tanto a empresa quanto os colaboradores devem possuir a organização de armazenar recibos e documentos que comprovem os gastos relatados de maneira eficiente. O colaborador relata os gastos de uma viagem pela empresa, por exemplo, e manda prints de telas, recibos, entre outros documentos que comprovem seus gastos. Já a empresa, para evitar complicações, deve-se manter atenta ao armazenar todos os dados e recibos dos reembolsos para saber que os pagamentos foram efetuados com sucesso, que não houve problema de pagamentos duplicados ou até falta de reembolso para com seu colaborador.
- Ter um sistema para automatizar o Reembolso de Despesas em sua empresa:
Com toda certeza, possuir um sistema para automatizar todo o processo de Reembolso de Despesas é a solução. Todo processo manual de relatar, guardar recibos, documentos e comprovantes, se torna muito mais rápido e fácil. A otimização do tempo em situações como essa é de extrema importância, pois faz com que seu colaborador tenha mais tempo para tarefas mais importantes dentro da empresa. Com um Sistema de Reembolso de Despesas a otimização de tempo junto com o conceito de paperless, organização e qualidade na produção de sua empresa nitidamente é melhorada, seus colaboradores irão focar muito mais no negócio. Sem contar na melhor administração do que foi pago e o que ainda não foi.
Neste artigo conseguimos analisar como funciona algumas Políticas de reembolso principalmente para as empresas, mostrando a importância de uma política bem estruturada, sólida e confiável para seu negócio e para a satisfação de seus colaboradores. Alinhando esses fatores a melhoria do desempenho dos funcionários, satisfação e entrega é nitidamente melhorada. Analisamos aqui pontos importantes para empresas se atentarem em como anda a organização do seu reembolso de despesa e passamos boas práticas para facilitar as relações internas com seus colaboradores.
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